Suatu yang lazim bahwa ketika menggambarkan sebuah sistem kontekstual
data flow diagram yang akan pertama kali muncul adalah interaksi antara
sistem dan entitas luar. DFD didisain untuk menunjukkan sebuah sistem
yang terbagi-bagi menjadi suatu bagian sub-sistem yang lebih kecil adan
untuk menggarisbawahi arus data antara kedua hal yang tersebut diatas.
Diagram ini lalu "dikembangkan" untuk melihat lebih rinci sehingga dapat
terlihat model-model yang terdapat di dalamnya
Untuk menunjukkan sebuah proses atau operasi digunakan persegi panjang. Teks dalam simbol proses ini harus menggunakan kata kerja seperti ‘mengambil data’, ‘memeriksa isian formulir’, atau yang lainnya dalam deskripsi yang singkat dan jelas.
Connector dilambangkan dengan lingkaran kecil. Digunakan menghubungkan elemen dalam flow chart sebagai pengganti garis untuk menyederhanakan bentuk saat elemen yang akan dihubungkan jaraknya berjauhan dan ruwet jika dihubungkan dengan garis.
Untuk menunjukkan sebuah proses atau operasi digunakan persegi panjang. Teks dalam simbol proses ini harus menggunakan kata kerja seperti ‘mengambil data’, ‘memeriksa isian formulir’, atau yang lainnya dalam deskripsi yang singkat dan jelas.
Connector dilambangkan dengan lingkaran kecil. Digunakan menghubungkan elemen dalam flow chart sebagai pengganti garis untuk menyederhanakan bentuk saat elemen yang akan dihubungkan jaraknya berjauhan dan ruwet jika dihubungkan dengan garis.
Pada diagram ini dapat dilihat bahwa sistem penjualan toko
handphone ini melibatkan lima external entity yaitu supplier, pegawai, manager,
pimpinan dan costumer. Penjelasan secara singkat dari diagram diatas adalah
supplier akan menawarkan barang pada system, lalu system akan memberikan daftar
barang apa saja yang akan dibeli, kemudian costumer akan membeli barang. Semua
transaksi yang dilakukan baik antara supplier ataupun costumer akan dicatat
oleh pegawai. Selanjutnya, system akan memberikan laporan keuangan dan stock
barang kepada manager sedangkan laporan yang diberikan pada pimpinan hanyalah
laporan keuangan.
Pada tahap ini terdapat tiga proses utama yang dilakukan
oleh system, yaitu proses pengecekan barang, proses transaksi penjualan, dan
proses pembuatan laporan.
Tahap ini adalah penjabaran dari proses pertama pada DFD.
Sistem akan melakukan pemeriksaan barang terlebih dahulu. Apakah setiap barang
yang ada kurang dari sepuluh, karena disini ditetapkan bahwa setiap barang yang
jumlah stock nya kurang dari sepuluh akan dipesan ke supplier, tapi jika tidak,
maka pemesanan tidak akan dilakukan. Pemesanan juga dapat dilakukan jika
terdapat barang baru. Pengecekan dilakukan dengan pegawai akan memasukkan data
stock barang pada system dan data akan dimasukkan kedalam data store barang.
Selanjtnya adalah pembelian barang kepada supplier. Disini pegawai kembali
berperan, pegawai akan memasukkan daftar pembelian, dat suppier dan pembayaran.
Semua transaksi disini akan dimasukkan ke dalam data store transaksi. Setelah
itu terdapat proses entry data. Entry data disini dimaksudkan untuk memasukkan
data-data pembelian yang akan disimpan ke dalam data store supplier dan data
store barang. Sehingga data akan mudah untuk diupdate.
Pada tahap ini dapat dilihat bahwa pembeli akan melakukan
pembelian barang, kemudian system akan memberikan harga barang,barang dan bukti
pembayarannya kemudian system akan menyimpan data tersebut ke dalam data store
barang, agar pada data store barang diupdate lagi perubahannya. Kemudian dilakukan
pemasukkan data penjualan ke dalam data store transaksi dan data store barang.
Pada proses ini,pembuatan laporan barang akan dilakukan.
Sistem akan mengambil data barang dan data stock barang pada data store barang
kemudian akan mengolahnya dan laporan jumlah stock barangnya akan diberikan
kepda manager, selanjutnya adalah pembuatan laporan transaksi penjualan.
Data-data untuk pembuatan laporan transaksi penjualan barang akan diambil dari
data store transaksi kemudian akan diolah dan akan menghasilkan laporan
keuangan, yang akan diberikan kepada manager dan pimpinan.